Факты о компании
Компания ДКС входит в число крупнейших производителей кабеленесущих систем и низковольтного оборудования в России и Европе.
- 9 групп продукции
- 35 000 SKU
- 42 представительства в 7 странах мира
- 25 производственно-складских комплексов
- 80 дистрибьюторов
- 900 офисов продаж
Специфика управления запасами
Компания работает напрямую с дистрибьюторами, а не с конечными потребителями . Дистрибьюторы требуют, чтобы сроки поставок четко соблюдались и на складах было достаточно готовой продукции. Поэтому компания должна поддерживать баланс. С одной стороны, если хранить слишком много запасов, оборотные средства будут заморожены в товарных активах. С другой стороны, товаров должно быть достаточно, чтобы дистрибьюторы не покупали аналоги у конкурентов.
При этом для части товарных позиций нужны зарубежные комплектующие, поэтому плечи поставок доходят до 90-180 дней. Значит, планировать запасы необходимо на долгий срок.
Предпосылки внедрения и выбор решения
До внедрения Forecast NOW! в компании управляли запасами с помощью инструментов Excel и ERP-системы SAP. Компания активно развивалась, и объемы работы росли. К тому же сказывался человеческий фактор. Чем больше был объем данных, тем выше становился риск что-то упустить или совершить ошибку.
Компания искала решение, которое позволит системно управлять запасами и обеспечит точные расчеты..
При этом важно было, чтобы система была достаточно гибкой и ее можно было настроить под специфику деятельности компании.
В тендере на выбор системы участвовали 4 вендора. В Forecast NOW! провели предпроектное исследование на реальных данных компании. После получения результатов компания приняла окончательное решение о сотрудничестве.
Внедрение и использование
Внедрение системы началось со стандартной процедуры — интеграции с учетной системой компании SAP. После этого мы начали обучать сотрудников.
Обычно учебный процесс состоит из 10-12 скайп-сессий. Они проходят один раз в неделю, чтобы у сотрудников было время погрузиться в работу с программой, применить новые знания на практике и накопить вопросы.
Через несколько занятий заказчик попросил изменить процесс обучения. В компании решили, что эффективнее будет сразу начать настройку программы под специфику работы с запасами.
Поэтому сделали упор на настройку необходимого функционала.
Дальше обучение проходило в формате вопрос-ответ. Создали общий чат. Сотрудники настраивали систему и оперативно получали ответы на возникающие вопросы.
“Такой формат оказался для нас более удобен. Мы самостоятельно настраивали программу под нашу потребности и, если что-то не получалось или возникали вопросы, уже обращались к коллегам из службы поддержки, чтобы разобраться детальнее” — Катерина Шиповская, начальник отдела экономического анализа и планирования запасов
Начиная с февраля 2020 года программу внедряли и настраивали 3 человека, в августе подключился еще один сотрудник. Не обошлось без сложностей, но все они были техническими: нужно было корректно загрузить в Forecast NOW! очень большой объем данных компании.
Проверка корректности расчетов
“Мы используем систему не совсем стандартно, т.е не формируем из нее заказ для наших поставщиков. Мы рассчитываем оптимальный товарный запас, который нам нужно хранить на складе, чтобы обеспечить необходимый уровень сервиса для дистрибьюторов. А дальше, опираясь на оптимальный запас, формируем заказы для поставщиков.” — Катерина Шиповская, начальник отдела экономического анализа и планирования запасов.
Переход на Forecast NOW! проходил в 5 этапов.
Сначала в компании хотели убедиться в корректности расчетов программы. Для
этого результаты, которые получила программа, сравнивали с расчетами,
сделанными по старой методологии.
Сначала выбрали несколько поставщиков и около 20 товарных позиций из разных
категорий и с разных производственных площадок, чтобы получилась
репрезентативная выборка. Данные по ним рассчитали в Forecast NOW!, после чего
загрузили в SAP и сравнили с тем, что было раньше. Когда возникали несоответствия,
менеджеры компании вместе со службой поддержки разбирались, почему программа
сделала именно такие расчеты. Когда требовалось, в настройки вносили
коррективы.
На следующем этапе проверяли универсальность установленных правил расчета оптимального товарного запаса. Для этого все 35 000 товарных позиций разделили на 4 группы и делали расчеты с помощью Forecast NOW! поэтапно по товарам из каждой группы, а потом проверяли, подходят ли под них новые правила
По итогам тестирования подобрали оптимальные настройки программы.
Все вместе заняло около 6 месяцев.
“Командой внедрения компании ДКС был выбран правильный и продуманный подход. Он позволил: 1) отладить вопросы обмена данными на первом этапе внедрения; 2) постепенно познакомиться с интерфейсом и возможностями программы и подобрать оптимальные настройками и параметрами на небольшом привычном пользователю ассортименте; 3) оперативно научиться интерпретировать расчеты программы при необходимости и учитывать специфику бизнеса при расчетах; 4) в итоге настроить программу для всего ассортимента”. — Евгений Викторов, руководитель отдела внедрения Forecast NOW!
Сейчас компания активно пользуется программой, чтобы рассчитывать товарный запас в недельном разрезе для заказа на производство, строить прогноз выбытия товаров со склада и проводить аналитику запасов (ABC-анализ, периоды дефициты товаров на складе).
Выгоды от использования
Для 10 % всей номенклатуры товаров в компании пересмотрели необходимость хранения. Складской ассортимент расширился на 2500 SKU, что должно положительно повлиять на прибыль. И наоборот, около 1000 SKU перевели в формат заказных позиций.
Снизилась нагрузка на отдел продуктового маркетинга. Раньше сотрудники отдела активно участвовали в планировании спроса и запасов.
Сейчас в этом нет необходимости, появилось больше времени на продвижение и разработку новых продуктов.
Снизилась общая нагрузка на людей, стало проще планировать запасы. Больше не нужно делать расчеты вручную.
Количество сотрудников, которые раньше занимались планированием и контролем запасов, уменьшилось до 2 человек. Они делают все расчеты через Forecast NOW! Дальше с результатами работы программы работает планово-экономическая служба компании.
“Благодаря Forecast NOW! нам удалось значительно снизить нагрузку на сотрудников и систематизировать процесс управления запасами. Раньше в планировании было задействовано несколько подразделений. Теперь все основные функции аккумулированы в отделе управления запасами”. — Татьяна Дорошенко, руководитель планово-экономической службы
